Como saber se o seu negócio está funcionando como o planejado? Isto só é possível através de informações que permitem reconhecer o problema, as ferramentas de controle. Veja com o Projeto Jovem Empresário algumas delas.

No ecossistema empreendedor, o grande avanço da tecnologia e a forte pressão por resultados financeiros em curtíssimo tempo tem impulsionado as empresas para uma lógica que é utilizada para o lançamento de uma startup, mas que pode ser nociva, a do conceito que é melhor feito do que perfeito.

Esta lógica é utilizada para jogar no mercado o mais cedo possível um produto mínimo viável ou um protótipo de uma empresa para ser validado pelo mercado antes de se chegar no produto final. Porém, se não houver um controle sobre todo o processo, a empresa não terá um feedback adequado e poderá lançar no mercado um produto final sem a qualidade necessária ou sem atender as necessidades reais do mercado.

As ferramentas de controle são utilizadas para identificar no processo quais são os pontos que não estão atendendo ao que foi planejado e aqueles pontos que podem ser melhorados ou aperfeiçoados, auxiliando no processo de gestão. Com isto é possível diminuir erros, consequentemente os custos, e aumentar a qualidade das ações, sejam elas estratégicas, táticas ou operacionais.

Uma ferramenta de gestão que é muito utilizada no mundo das startups e que também é uma boa ferramenta de controle é o modelo de negócios Canvas. O Canvas é a descrição da empresa em blocos que possibilita uma visualização do modelo de negócios como um todo, e onde as informações específicas de cada bloco são constantemente revisadas e atualizadas.

Outra ferramenta simples e já bastante conhecida, mas ainda muito funcional, é a 5W2H, que em resumo define para cada tarefa o quê, quando, quem, onde, por que, como e quanto custa. Apesar de ser uma ferramenta de gestão, também pode ser utilizada para a verificação e controle, através de um checklist, permitindo mapear as atividades que foram realizadas.

Na era da tecnologia, não tem como falar dos aplicativos que estão por aí disponíveis ao gosto e ao bolso de cada um. Dentre eles destacamos alguns que podem ajudar no controle e gestão do negócio como um todo. O Pipefy é uma ótima ferramenta indicada para qualquer startup que quer organizar os seus processos e fluxos de trabalho. Com destaque para a sua flexibilidade e também para o preço, permite a automação e controle de processos.

O Trello é um aplicativo baseado na gestão por projetos, onde cada projeto representa um quadro diferente que organiza tarefas, prazos, metas e indicadores. É ideal para o controle e gestão em startups que desenvolvem diversos projetos para diversos clientes. No Trello, cada projeto tem uma equipe envolvida, de modo que a análise de desempenho pode ser feita por projeto ou individualmente.

Para empresas que já passaram pela fase inicial ou que necessitam de uma estrutura muito robusta, recomenda-se o software ERP (Enterprise Resource Planning), que é um sistema completo de gestão empresarial que converge em um único banco de dados todas as informações sobre a empresa. Geralmente o ERP conversa com diversas outras ferramentas como emissor de notas fiscais, registro de folha ponto, controle de estoque.

Independente da ferramenta que vai ser utilizada, é muito importante o empreendedor ter em mente que neste mercado altamente competitivo, a utilização e prática de um sistema de gestão e controle pode ser um forte aliado para evitar prejuízos e aumentar a vantagem competitiva. Por isso não deixe de controlar!

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